Viete, čo je základná a čo pomocná odborná evidencia v knižnici? Ako postupovať pri vyraďovaní knižničných jednotiek a kedy a ako uskutočniť revíziu knižničného fondu? V tomto článku sa dozviete viac.
Spôsob vedenia odbornej evidencie, vyraďovanie a revíziu knižničného fondu v knižniciach rieši
Zákon č. 126/2015 Z.z. o knižniciach, ktorý nadobudol účinnosť 1. júla 2015. a
Vyhláška MK SR č. 201/2016, ktorou sa ustanovujú podrobnosti o spôsobe vedenia odbornej evidencie knižničných dokumentov a o revízii a vyraďovaní knižničného fondu v knižniciach.
• O evidencii ( § 13 ):
Základnú odbornú evidenciu tvorí prírastkový zoznam a zoznam úbytkov ( zoznam vyradených kníh).
• Prírastkový zoznam - obsahuje základné identifikačné údaje o nadobudnutej knižničnej jednotke, ktoré zákon vymenúva.
• Zoznam úbytkov - taktiež obsahuje základné identifikačné údaje, ale o vyradenej knižničnej jednotke.
Knižnica odborne eviduje knižničný fond spravidla v jednom prírastkovom zozname a v jednom zozname úbytkov. Ak má knižnica viac prírastkových zoznamov a zoznamov úbytkov, vedie ich zoznam. Odborná evidencia sa vedie v tlačenej alebo elektronickej forme.
Prírastkový zoznam a zoznam úbytkov sú súčasťou knižničného fondu. Prírastkový zoznam a zoznam úbytkov sa trvalo uchovávajú v knižnici po celý čas jej existencie. Po zániku knižnice sa prírastkové zoznamy a zoznamy úbytkov uložia u zriaďovateľa, ktorý s nimi naloží podľa registratúrneho poriadku.
Podkladom pre základnú odbornú evidenciu je:
a) nadobúdací doklad,
b) doklad o vyradení,
c) doklad o revízii (Vyhláška MK SR č. 201/2016, § 2, ods. 10). .
Pomocnú odbornú evidenciu knižničných dokumentov vedie knižnica podľa svojich potrieb.
• O vyraďovaní ( § 14 ):
Predmetom vyraďovania je knižničná jednotka, ktorá nezodpovedá odbornej špecializácii knižnice, je multiplikátom prípadne duplikátom knižničnej jednotky, je z obsahovej stránky zastaraná, je poškodená alebo stratená (ods. 5). Podkladom na vyradenie je zoznam knižničných jednotiek navrhnutých na vyradenie s uvedením dôvodu vyradenia. Návrh na vyradenie vypracujú a podpíšu členovia vyraďovacej komisie .
Zoznam úbytkov a zoznam vyradených knižničných dokumentov sa odsúhlasuje podpisom štatutárneho orgánu alebo inej osoby písomne poverenej štatutárnym orgánom (Vyhláška MK SR č. 201/2016, § 2, ods. 7).
Vyradená knižničná jednotka sa odpisuje záznamom v zozname úbytkov a záznamom v prírastkovom zozname. Podľa potreby knižnice sa vyradenie knižničného dokumentu vyznačí v prírastkovom zozname s uvedením poradového čísla zo zoznamu úbytkov (Vyhláška MK SR č. 201/2016, § 2, ods. 8).
Knižnica je povinná vyradený knižničný dokument podľa odseku 5 písm. a) (duplikáty, multiplikáty, zastarané knižničné dokumenty) ponúknuť iným knižniciam – prednostné právo na získanie vyradených knižničných dokumentov majú knižnice, ktoré uchovávajú konzervačný fond a ktoré sú právnickou osobou určené podľa osobitného predpisu (ods. 6). Knižnice, ktoré majú prednostné právo sú: Slovenská národná knižnica v Martine a Univerzitná knižnica v Bratislave. Ak tieto knižnice neprejavia záujem o vyradené knižničné jednotky, môžu byť ponúknuté iným knižniciam formou výmeny alebo bezodplatným prevodom. V prípade, že sa oslovené knižnice nevyjadrili do 15 dní, môžeme s vyradenými knižničnými jednotkami naložiť v zmysle zákona č. 302/2001 Z. z. o samospráve vyšších územných celkov a zákona č. 446/2001 o majetku vyšších územných celkov. Vyradenú literatúru ponúkneme na predaj do antikvariátu alebo individuálnym záujemcom. Dokumenty, ktoré nemajú nijakú kultúrnu hodnotu alebo mali obmedzenú dobu platnosti, môžeme odovzdať priamo do zberu. O naložení s vyradenými knižničnými jednotkami musíme mať príslušné doklady (zmluvy, príjmové doklady a podobne), ktoré uschovávame v dokladovej časti zoznamu vyraďovaných knižničných jednotiek.
• O revízii ( § 14 ):
Cieľom revízie je fyzické porovnanie skutočného počtu knižničných jednotiek s evidovaným počtom knižničných jednotiek. Revíziu knižničného fondu vykonáva revízna komisia. Revízna komisia je zložená najmenej z troch členov. Predsedu a ďalších členov revíznej komisie vymenúva a odvoláva štatutárny orgán alebo iná osoba písomne poverená štatutárnym orgánom (Vyhláška MK SR č. 201/2016, § 4, ods. 2).
Podľa § 14 ods. 2 Zákona č. 126/2015 Z. z. o knižniciach sa revízia knižničného fondu uskutočňuje pravidelne. Do 50 000 zväzkov knižničných jednotiek sa uskutočňuje v úplnosti každých 5 rokov - táto povinnosť platí pre všetky verejné knižnice v regióne (okresy Banská Bystrica a Brezno) okrem VKMK.
O výsledku revízie sa vyhotovuje zápisnica, ktorú podpisujú všetci členovia revíznej komisie a ktorá je podkladom na vyradenie chýbajúcich, poškodených alebo zastaraných knižničných jednotiek z knižničného fondu a na odstránenie nedostatkov zistených revíziou.
Príkaz starostu na vykonanie revízie KF si môžete stiahnuť tu.
Vzor zápisnice z revízie knižničného fondu si môžete stiahnuť tu..